En la modernidad, en contraposición con la opinión popular, ya no son los bienes materiales y las costosas adquisiciones quienes determinan la riqueza de una persona, sino su tiempo. Poseer tiempo para dedicarse a uno mismo, al trabajo, a la familia o a las actividades recreativas es uno de los lujos que más del 80 % de la población carece.
Estamos hiperconectados a nuestros dispositivos y computadores de escritorio, trabajamos en promedio más de 8 horas y media por día, y tenemos un breve período para equiparar en todas las demás tareas restantes. Aún un gerente o director de proyecto puede llegar a ser un indigente con respecto al escaso tiempo que posee.
Este cambio de connotación se debe principalmente a que en diversos estudios realizados por instituciones serias, como el recientemente elaborado por el departamento de psicología de la Universidad de British Columbia,Vancouver han demostrado que la felicidad, el placer y la plenitud no provenían de la cantidad de bienes puntuales que se pueden acumular, sino del uso que se le da a lo mucho o poco que se tiene. Muchos profesionales han manifestado tener mayores problemas de salud relacionados al stress, la depresión y la ansiedad ocupando cargos jerárquicos y de mayor ingreso económico que cuando apenas iniciaban su carrera con sueldos estándares. Este factor sucede porque a mayor responsabilidad y presión menos capacidad de administrar el tiempo posee el ser humano .
Es por ello que vamos a detallar los errores más comunes en donde se suele perder tiempo en la oficina y los emprendimientos.
1.- Realizar reuniones de trabajo eternas.
Las tormentas de ideas, la discusión de decisiones y la elaboración de un plan de acción para determinadas tareas suele ser vital para cualquier tipo de proyecto, pero es muy común que entre mates o cafés y conversaciones que no se dirigen a ningún lado se pueda pasar una mañana entera sin llevar a cabo la tarea por completo. Para ello hay que tener en cuenta que una meet es justamente una manera de consolidar un vínculo laboral en equipo y llegar a soluciones e ideas, y no un ámbito para debatir eternamente aspectos relacionados indirectamente a nuestro propósito.
Armar una check list de los temas a tratar y tener una persona responsable de moderar la reunión es una buena forma de acotar tiempo y aumentar la productividad.
2.- Mezclar trabajo y vida personal.
Así como es nocivo revisar el mail durante el fin de semana o las vacaciones porque nos distrae de poder disfrutar en familia o con amigos, vivir chequeando Facebook o Twitter en la oficina es una gran fuente de retrasos y demora, que a los únicos que perjudica son a quienes hacen uso de ellas.
Esto no quiere decir que se deba desentender la vida privada mientras se trabaja, ni que debemos desconectarnos del mundo, sino que tenemos que evitar distraernos en aspectos poco relevantes que luego traerán como consecuencia trabajo acumulado, horas de stress o llevarse actividades a la casa.
3.- No establecer un orden de prioridades.
Para usar y gozar plenamente de nuestro tiempo es imprescindible establecer un orden lógico de prioridades, e ir cumpliéndolo paso a paso para evitar desviaciones y errores.
4.- No innovar en la manera de contratación.
Está comprobado que hay nuevas y mejores maneras que trabajar en la oficina que el típico estilo fordista de los años 50. En España, el 22% de las empresas cuenta ya con programas de teletrabajo que según el INE (Instituto Nacional de Estadística) pone de manifiesto cómo desarrollar las actividades en casa aumenta la productividad entre un 5% y un 25% respecto a los que efectúan 40 horas en la oficina, y disminuye a su vez el lapso de ejecución.
Es lógico que para ciertas áreas se requiera si o si la presencia de los empleados y con la virtualidad no alcance, por lo que lo recomendable sería darle libertad a los empleados de poder organizarse su tiempo anteponiendo el logro de objetivos.
5.- No solucionar el problema de raíz.
En la cultura latina es muy común escuchar la frase “lo’ atamos con alambre” haciendo alusión a la innumerable cantidad de parches y decisiones transitorias que se toman para solucionar un inconveniente. Si bien esta salida es válida ente situaciones inminentes, es recomendable hacer una revisión total del obstáculo y plantear la mejor solución a largo plazo que evitará perder tiempo y dinero en un futuro.